Serienmails versenden

Wie Sie für Ihre Kontakte Serienmails erstellen

Mit einer Serienmail können viele Kontakte gleichzeitig erreicht werden. Im Vergleich zu normalen E-Mails, die einfach nur an eine große Adressliste gesendet werden, enthalten Serienmails für jeden Empfänger spezifische Informationen.

Damit sind Serienmails eine sehr gute Alternative zum manuellen E-Mail-Versand, bei dem die Inhalte für jeden Empfänger von Hand eingetragen müssen. Beim Versand über übliche E-Mail-Programme wie Outlook oder über Word treten jedoch häufig Probleme oder Fehler auf. Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Vorteile Ihnen eine Serienmail-Software bietet.

Email Marketing Software - Personalisierter Newsletter Versand

Wie funktioniert eine Serienmail?

Eine Serienmail dient in erster Linie der Automatisierung des E-Mail-Versands an große Verteiler. Sie eignet sich dann besonders gut, wenn Sie vielen Empfängern eine E-Mail mit variierenden Daten senden müssen. Das können zum Beispiel neue Zugangsdaten für ein Mitarbeiterportal oder neue persönliche Telefonnummern sein. Diese jedem Kontakt einzeln zu senden und die Informationen von Hand auszutauschen, wäre extrem aufwendig und in der Praxis kaum umzusetzen. Serienmails lösen dieses Problem, indem die Informationen beim Versand automatisch für den jeweiligen Empfänger eingetragen werden.

Außerdem kann mit einer Serienmail leicht der Eindruck eines persönlichen Anschreibens erweckt werden. Die Anrede mit dem Namen des Empfängers („Lieber Herr Meier“) ist ebenso leicht möglich wie das Einfügen persönlicher Daten. Dazu benötigt man lediglich eine Datenbank oder Merkmalstabelle (z.B. als Excel-Datei), in der die entsprechenden Daten hinterlegt sind. In Verbindung mit einer Dokumenten-Vorlage, also der E-Mail, in welche die Daten eingefügt werden sollen, können Sie im Handumdrehen eine Serienmail erstellen.

Überblick: Serienmail versenden

Manueller VersandSerienmail-Software
BrowserbasiertX
ListenverwaltungX
BouncemanagementX
WhitelistingX
Spam-SchutzX
Zeitgesteuerter VersandX
Versand-AuswertungX

Was Sie beim Versand von Serienmails beachten müssen

Oft werden noch immer über Textverarbeitungsprogramme oder über E-Mail-Clients wie Microsoft Outlook Serienmails versendet. Aufgrund der vorhandenen Serienmail-Funktionen ist dies zwar eine naheliegende, aber keine zielführende Lösung. Ohne spezielle Serienmail-Software mit entsprechenden Versandservern erreichen Sie höchstwahrscheinlich nicht das gewünschte Ergebnis.

Wenn man E-Mails an große Verteiler versendet, besteht prinzipiell immer die Gefahr, dass die E-Mails von Spam-Filtern abgefangen werden. Das kann selbst dann passieren, wenn es sich um Adressen von Mitarbeitern im eigenen Unternehmen handelt. Der Grund liegt darin, dass normale E-Mail-Adressen und Versandserver nicht auf den Massenversand ausgelegt sind. Spam-Filter sortieren E-Mails, die an viele Empfänger gesendet werden, automatisch aus. Im schlimmsten Fall landen Sie als Versender auf einer Blacklist und werden zukünftig stark blockiert. Besonders hoch ist die Gefahr dafür bei Verwendung der BCC-Funktion.

Um Serienmails zu versenden, sollte man daher unbedingt eine professionelle Newsletter Software nutzen. Die leistungsstarke Versandinfrastruktur einer solchen Software bietet viele Vorteile.

Besonders wichtig für einen zuverlässigen Versand: Bei einer E-Mail Marketing Software wie Newsletter2Go sind die Versandserver gewhitelistet. Das bedeutet, dass sie bei den E-Mail-Providern als vertrauenswürdig hinterlegt sind. Ihre E-Mails werden deshalb erst gar nicht auf Spam-Verdacht geprüft, sondern direkt ins Postfach der Empfänger zugestellt. Das garantiert Ihnen deutlich höhere Zustellraten: Im Vergleich zu häufig weniger als 50% erfolgreichen Zustellungen beim manuellen Versand erreichen Sie mit einer professionellen Serienmail-Software bis zu 99% der Adressen.

Dabei müssen Sie sich auch nicht selbst mit den E-Mails auseinandersetzen, die nicht zugestellt werden konnten. Anstelle eines mit automatischen Bounce-Nachrichten überfüllten Postfachs haben Sie mit einer Newsletter Software eine Liste, die sich selbst auf dem neuesten Stand hält. Bounces (nicht zustellbare E-Mails) werden vermerkt. Dieses Bounce-Management sorgt dafür, dass Sie den Überblick behalten, welche Empfänger Sie mit Ihrer Serienmail nicht erreichen konnten.

Nicht zuletzt genießen Sie mit einer E-Mail Marketing Software natürlich viel größere Flexibilität, als wenn Sie manuell Ihre Serienmail erstellen. Ihnen stehen alle Möglichkeiten der Newsletter-Gestaltung für Ihre Serienmails zur Verfügung. Anstatt reiner Text-Mails können Sie HTML-Mails mit Bildern, Links und Textformatierungen ganz nach Ihren Wünschen gestalten. So können Sie beispielsweise Ihr Unternehmenslogo in die Serienmail einbetten. Die Möglichkeiten zur Personalisierung sind extrem umfangreich und umfassen im Prinzip alle Daten, die in Ihrer Kontaktliste vorhanden sind. Außerdem haben Sie auch beim Versandzeitpunkt größere Freiheit. Ihre Serienmail kann per Newsletter Software für einen Zeitpunkt Ihrer Wahl vordatiert werden, ohne dass Sie den Versand selbst zu dieser Zeit auslösen müssten.

Alternativen zum Versand von Serienmails mit Outlook

Mit einem Programm wie Outlook Serienmails zu versenden, ist oft unnötig kompliziert und dabei weniger zuverlässig als eine spezielle Software für Serienmails. Die Gestaltungsmöglichkeiten sind eingeschränkt, Platzhalter für die Personalisierung müssen von Hand eingefügt werden. Dabei sind die Rückläuferquoten hoch und die Zustellraten dadurch schlecht.

Beim Massenversand über Outlook landet ein Großteil der Nachrichten im Spam-Ordner, bevor ihn die Empfänger je zu Gesicht bekommen. Mit einer Spezialsoftware ist die Umsetzung einer Serienmail deutlich einfacher:

  1. Kontakte aus einer Datei (z.B. Excel, CVS oder Open Office) hochladen
  2. Die Merkmale der Kontakte werden automatisch den richtigen Feldern (z.B. Name, Geschlecht, Abteilung) zugeordnet
  3. Serienmail erstellen im intuitiv zu bedienenden Drag&Drop-Editor
  4. Personalisierungsplatzhalter einfügen
  5. Testversand mit Voransicht und Test-Personalisierung
  6. Serienmail versenden, wobei Personalisierungen automatisch aus der Kontaktliste ausgelesen und eingefügt werden

Auch größere Kontaktlisten lassen sich über die professionellen Versandserver sehr schnell erreichen. Der manuelle Aufwand beim Versenden entfällt. Wenn Sie Ihre Serienmail versendet haben, erhalten Sie eine Auswertung mit den wichtigsten Zahlen. Dort sehen Sie auf einen Blick, wie viele Empfänger erreicht wurden, wie viele Kontakte die E-Mail geöffnet haben und wie viele gegebenenfalls einen Link angeklickt haben. Das verschafft Ihnen wertvolle Informationen für die nächste Serienmail.