Newsletter-Versand mit Outlook

Um Serienmails zu erstellen und zu versenden ist es ratsam, eine professionelle Newsletter Software zu verwenden. Allerdings haben Sie auch die Möglichkeit Massenmails über Outlook direkt zu versenden. Outlook nutzt dabei zum Erstellen der Mailings Microsoft Word als Tool und versendet die E-Mails anschließend automatisch an alle ausgewählten Kontakte, ohne dass der Benutzer noch eingreifen kann.

Beim Versenden von Serienmails direkt über Outlook sollten Sie bedenken, dass die Nachteile im Vergleich zu einer professionellen Software überwiegen.

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Tutorial zur Einrichtung von Serienmails in Outlook

Sie haben die Möglichkeit personalisierte Serienmails über Outlook zu erstellen und zu versenden. Wie das funktioniert erfahren Sie im folgenden Abschnitt:

  1. Wechseln Sie in Outlook zu den Kontakten. Dort wählen Sie die gewünschten Kontakte für die Serienmail aus.
  2. Klicken Sie im Start Register auf die Schaltfläche Seriendruck. Dadurch öffnet sich das Dialogfenster “Kontakte zusammenführen”.
  3. Wählen Sie die Option “Nur ausgewählte Kontakte”.
  4. Wählen Sie im Auswahlfeld “Zusammenführung an:” die Option “E-Mail” aus.
  5. Geben Sie im Textfeld “Nachrichtenbetreffzeile” den gewünschten Betreff für Ihre Outlook-Serienmail ein.
  6. Durch den Klick auf “OK” wird zur Erstellung des Mailings Microsoft Word automatisch geöffnet.
  7. Klicken Sie in der Taskleiste im Bereich “Felder schreiben und einfügen” auf “Grußzeile”.
  8. Legen Sie fest, wie die Anrede für Ihr Mailing aussehen soll und klicken Sie anschließend auf “OK”. Die Grußformel erscheint im Word-Dokument als Anrede.
  9. Schreiben Sie Ihren E-Mail-Text und klicken Sie anschließend auf “Fertigstellen und zusammenführen”.
  10. Wählen Sie die Option “E-Mail-Nachricht senden” aus und geben Sie anschließend im Textfeld “Betreffzeile” erneut den gewünschten Betreff ein.
  11. Wenn Sie das automatische Senden nicht zuvor deaktiviert haben, wird Ihre Outlook-Serienmail mit einem Klick auf “OK” nun an die ausgewählten Empfänger versendet.

Vorteile und Nachteile von Outlook

Das Versenden von Serienmails über Outlook bringt sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich. Eines der großen Vorteile ist, dass kein extra Newsletter Tool benötigt wird. Gleichzeitig ist dies jedoch auch ein großer Nachteil: Die Newsletter können Darstellungsprobleme aufweisen.

Der Grund dafür ist, dass die unterschiedlichen Outlook-Versionen auch unterschiedliche Engines verwenden. Hat ein Empfänger beispielsweise eine ältere Version als Sie, ist es sehr wahrscheinlich, dass die personalisierte Serienmail fehlerhaft dargestellt wird. Dies wiederum wirkt sich negativ auf das Empfinden des Empfängers aus. Stellt er fest, dass Ihre Serienmails regelmäßig fehlerhaft dargestellt werden, wird er Ihre Outlook Serienmail vermutlich nicht mehr öffnen, sondern direkt löschen.

Ihre Empfänger warten auf Inhalte, die Mehrwert bieten und ihre individuellen Vorlieben decken. Deswegen sind Personalisierungen im E-Mail Marketing von besonderer Bedeutung. Outlook bietet jedoch keinerlei Personalisierungseinstellungen.

Versenden Sie Massenmails über diesen E-Mail Client, können Sie davon ausgehen, dass ein Großteil im Spam-Ordner der Empfänger landet. Das kann zu einem dauerhaften Problem werden, da Ihre IP-Adresse einer Blacklist hinzugefügt werden könnte. Das bedeutet, dass alle E-Mails, die von dieser Adresse versendet werden, abgefangen und gar nicht erst zugestellt werden.

Weitere Tipps zur Optimierung Ihres Newsletters für Outlook finden Sie hier.

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In Outlook haben Sie die Möglichkeit, Serienmails mit Anhang zu versenden. Empfänger und Ort der Datei sind in der Quelldatei bestimmt und ein besonderes Makro im “Anhang”-Feld der E-Mail festgelegt. Das Mailing wird zuverlässig an alle Empfänger versendet.

Ein weitere Nachteil ist, dass die Gestaltungsmöglichkeiten bei Outlook-Serienmails eher eingeschränkt sind. Im Gegensatz zu einer professionellen Newsletter Software gibt es keine Vorlagen für Ihren Newsletter. Es können zusätzlich nur die Schriftarten benutzt werden, die im System vorhanden sind. Spezifikationen wie float, margin oder padding sind nur eingeschränkt nutzbar.

Die Features der Software von Newsletter2Go

Professionelle Newsletter Tools bieten eine Vielzahl an praktischen Features für professionelles E-Mail Marketing.

Da immer mehr Empfänger Ihre E-Mails von unterwegs abrufen, müssen Ihre Serienmails auch auf kleineren Bildschirmen genauso gut aussehen, wie auf einem großen Monitor. Bei Newsletter2Go können Sie einfach und schnell Newsletter in einem Responsive Design erstellen und versenden. Ihre Mailings werden automatisch an die jeweilige Bildschirmgröße angepasst und auf jedem Endgerät optimal dargestellt..

Verschiedene Template-Vorlagen stehen Ihnen zur freien Verfügung. Jedes Newsletter-Template wird dabei in mehr als 30 E-Mail Clients für Sie getestet.

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Auch Personalisierungen stellen kein großes Problem dar. Senden Sie jedem Empfänger eine individuelle E-Mail mit relevanten Inhalten. Mithilfe der Personalisierungsfunktion können Sie einfach Platzhalter anlegen, die beim Versand der Serienmail automatisch mit den richtigen Empfängerdaten befüllt werden. Schaffen Sie Vertrauen und verbessern Sie die Kundenbindung.

Bei Newsletter2Go sind die Server gewhitelistet. Das bedeutet die Serienmails werden ohne Prüfung auf Spam-Verdacht direkt ins Postfach des Empfängers durchgestellt. Auf diese Weise lassen sich deutlich höhere Zustellraten erreichen und die Performance Ihrer E-Mail-Kampagne wird optimiert.

Mit der E-Mail Marketing Software von Newsletter2Go haben Sie alle Zahlen Ihrer E-Mail-Kampagne stets im Blick. Die wichtigsten Kennzahlen wie Öffnungsrate und Klickrate werden bei jedem Versand automatisch gemessen und für Sie übersichtlich aufbereitet. So erkennen Sie auf einen Blick, wie erfolgreich Ihr Newsletter ist und was Sie noch optimieren können.