Kostenlos testen Login
Home » Newsletter Datenschutz: Die ultimative Checkliste

Newsletter Datenschutz: Die ultimative Checkliste

6. Juni 2017

Haftungsausschluss: Dies ist keine rechtlich verbindliche Rechtsberatung.

Gehen Sie auf Nummer sicher: Mit der Newsletter Datenschutz Checkliste von Newsletter2Go

Was müssen Sie alles beachten, um den Newsletter Datenschutz korrekt umzusetzen? Viele Versender fragen sich häufig vor dem Newsletter-Versand, ob ihr Newsletter den Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Sollten Sie den Datenschutz beim E-Mail Marketing nicht beachten, droht unter Umständen eine Abmahnung. Damit Ihnen dies nicht passieren kann, haben wir eine kurze Checkliste für Ihr datenschutzkonformes E-Mail Marketing bzw. den Datenschutz beim Newsletter Versand zusammengestellt:

Newsletter Datenschutz Checkliste

Grundsätzlich müssen für rechts- und datenschutzkonformes E-Mail Marketing zwei Gesetzbücher beachtet werden: Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG).

Sehen wir uns im ersten Schritt die Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes im Bezug auf den Datenschutz beim Newsletter an:
Das Bundesdatenschutzgesetz regelt wie mit personenbezogenen Daten umgegangen werden muss. Da die E-Mail-Adresse des Empfängers als personenbezogenes Datum gilt, fällt sie also unter das BDSG. Wenn man also E-Mail Marketing betreibt muss man den Datenschutz beachten.

1. Sorgfältige Auswahl des E-Mail Marketing Dienstleisters

Da Sie die personenbezogenen Daten an einen Dritten (z.B.: Newsletter2Go) zum Newsletter-Versand weitergeben, dürfen Sie den Newsletter Datenschutz nicht außer Acht lassen. Der Versanddienstleister sollte sorgfältig nach den Datenschutzkriterien ausgewählt werden (siehe §11 BDSG: Der Auftragnehmer ist … sorgfältig auszuwählen“). Nur so können Sie datenschutzkonformes E-Mail Marketing sicherstellen. Ein positives Kriterium für einen Dienstleister wäre zum Beispiel, in welchem Land die Daten gehostet werden (vorzugsweise Deutschland) und ob Sie einen sogenannten ADV abschließen können, womit wir auch schon zum nächsten Datenschutz Kriterium kommen:

2. Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV) abschließen

Nach §11 des BDSG sind Sie dazu verpflichtet, vor der Weitergabe personenbezogener Daten einen sogenannten Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung zu unterzeichnen. Das heißt konkret, dass Sie einen ADV mit Ihrem Versanddienstleister schriftlich schließen sollten, bevor Sie Empfängerdaten in das Newsletter System hochladen. Newsletter2Go bietet allen seinen Kunden ein kostenloses –ADV-Muster, was schriftlich geschlossen werden kann (und per Gesetz auch muss).

3. Newsletter in Datenschutzerklärung aufnehmen

Damit Ihre Websitebesucher sich über die Verwendung ihrer Daten rechtskonform informieren können, sollten Sie in ihrer Datenschutzerklärung auf den Newsletter hinweisen. Hierbei empfiehlt es sich zu beschreiben, was der Kunde von der Anmeldung zum Newsletter erwarten darf und natürlich was mit den Daten passiert. Außerdem können Sie den Double Opt In Prozess bei der Newsletter Anmeldung in Ihrer Datenschutzerklärung mitaufnehmen. Transparenz zahlt sich hier in der Regel aus. Daher empfiehlt es sich durchaus die Newsletter Software (z.B.: Newsletter2Go) in der Datenschutzerklärung ebenfalls direkt zu benennen und zu verlinken. Machen Sie jedoch auch deutlich, dass Sie die erhobenen E-Mail-Adressen nicht verkaufen, dies schafft Vertrauen. Um also die rechtlichen Vorgaben zu beachten, sollten Sie den Newsletter und die Newsletter-Anmeldung in Ihrer Datenschutzerklärung aufnehmen. Einen Mustertext für das Thema Newsletter in Ihrer Datenschutzerklärung, finden Sie auch in Ihrem Account bei Newsletter2Go. Erstellen Sie sich dazu einfach einen kostenlosen Account.

Beherzigen Sie die Vorschriften des BDSG und damit den Newsletter Datenschutz rechtskonform um, ist die Wahrscheinlichkeit einer Abmahnung oder eines Bußgeldes deutlich geringer. Nachdem wir die Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetztes durchgegangen sind, kommen wir nun zum Anmeldeprozess des Newsletters.

4. Double-Opt-In Anmeldung zum Newsletter

Die aktuelle Rechtslage sieht in Deutschland ein sogenanntes Double-Opt-In (DOI) Anmeldeverfahren vor. Das bedeutet, dass ein Empfänger bei der Anmeldung zum Newsletter eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Bestätigungslink bekommt, bevor er aktiv in dem Newsletter-Verteiler aufgenommen ist. Erst wenn der Empfänger nun auch den Bestätigungslink in der Bestätigungsemail geklickt hat, ist er aktiv in dem Verteiler aufgenommen. Dies stellt sicher, dass fremde Personen oder zufällige E-Mail-Adressen nicht wahllos bei Newslettern angemeldet werden können. Mit dem Double-Opt-In- Verfahren können Sie der aktuellen Rechtslage einer „ausdrücklichen Einwilligung“ bei der Newsletter-Anmeldung gerecht werden.

5. Nachweis des Double-Opt-In / Einwilligung zum Newsletter

Damit Sie im Ernstfall gute Argumente für das Anschreiben eines Newsletter-Empfängers haben, sollten Sie das Datum und die Uhrzeit der Einwilligung zum Newsletter auf jeden Fall speichern. Wenn Sie dabei das Anmeldeformular zum Newsletter von Newsletter2Go benutzen, wird das Datum und die Uhrzeit der Einwilligung zum Newsletter automatisch für Sie von Newsletter2Go gespeichert. Sollten Sie nicht das Anmeldeformular von Newsletter2Go nutzen und den DOI-Prozess über ein anderes oder eigenes System abbilden, sollten Sie sich vergewissern, dass Uhrzeit und Datum der Newsletter-Anmeldung gespeichert werden, um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

6. Nur E-Mail-Adresse als Pflichtfeld bei Newsletter-Anmeldung abfragen

Sie sollten zusätzlich beachten, dass bei der Newsletter-Anmeldung lediglich die E-Mail-Adresse als Pflichtfeld abgefragt werden darf. Grundsätzlich ist es dabei empfehlenswert nicht zu viele Daten abzufragen, da mit jedem weiteren Datenfeld in der Regel die Conversion-Rate zur Newsletter-Anmeldung sinkt.

7. Werbefreie DOI-E-Mails

Die sogenannten DOI-E-Mails (die Bestätigungs-E-Mails bei der Newsletter-Anmeldung) erfreuen sich in der Regel sehr hoher Öffnungsraten (> 80%). Damit werden sie automatisch attraktiv für das Einbinden von werblichen Inhalten, wie zum Beispiel Gutscheinen, Produktangeboten und ähnlichem. Dies ist jedoch nicht erlaubt, da der Nutzer zu diesem Zeitpunkt noch nicht dem Erhalt von Werbung zugestimmt hat. Richterliche Urteile haben festgesetzt, dass höchstens das Unternehmenslogo in der DOI-E-Mail angezeigt werden darf (natürlich neben dem üblichen Text und Call-To-Action zur Newsletter-Anmeldung).

8. Abmeldelink im Newsletter

Ein Abmeldelink muss in jedem Ihrer werblichen Newsletter enthalten sein. Nur so kann sichergestellt werden, dass sich der Empfänger mit nur einem Klick von dem Erhalt der Newsletter abmelden kann. Außerdem hat dies für Sie einen wesentlichen Vorteil: Sie müssen nicht die Abmeldungen manuell vornehmen, sondern können dies automatisch durch die Newsletter Software von Newsletter2Go verwalten lassen. Hinweis: Lassen Sie auch davon ab, nach der Abmeldung eine Abmeldebestätigung per E-Mail zu versenden. Dies mag vielleicht ein gut gemeinter Service sein, hat für den Newsletter Empfänger allerdings wenig Nutzen und ist rechtlich unzulässig für Ihr E-Mail Marketing. Tipp: Die Newsletter Software von Newsletter2Go gibt Ihnen einen deutlichen Hinweis, sollten Sie einen Newsletter ohne Abmeldelink versenden wollen. Damit sollten Sie also auf der sicheren Seite sein.

9. Impressum im Newsletter

Nicht zuletzt sollten Sie auch darauf achten, dass Ihr Newsletter ein Impressum enthält. Diese Notwendigkeit der Impressumspflicht im Newsletter sieht das Telemediengesetz (TMG) im §5 vor. Klären Sie also, am besten im Footer des Newsletters, darüber auf, wer der Absender des Newsletters ist, inkl. Anschrift und natürlich Abmeldelink.

10. Mailing an Bestandskunden ohne gültiges DOI

Oft taucht bei der Umsetzung von E-Mail Marketing die Frage auf, ob nicht auch an Bestandskunden ein Newsletter versendet werden darf, ohne dass sich diese explizit zum Newsletter angemeldet haben. Das Gesetz macht an dieser Stelle eine kleine Ausnahme. In §7 Abs. 3 des UWG ist geregelt, dass unter vier bestimmten Bedingungen von einer expliziten Anmeldung zum Newsletter abgesehen werden kann. Die Bedingungen sind dabei folgende (ungefährer Wortlaut):
Sie haben die E-Mail-Adresse des Empfängers bei dem Verkauf einer Waren oder Dienstleistung erhalten.
Sie bieten dem Empfänger nur eigene ähnliche Waren und Dienstleistungen an.
Der Empfänger hat dem Erhalt von Werbemails noch nicht widersprochen.
Der Empfänger hat beim Erheben der Adresse und bei jeder Verwendung den Hinweis erhalten, dass er der Verwendung jederzeit widersprechen kann und dabei keine zusätzlichen Kosten entstehen (abseits von seinen regulären Internet-Tarif-Kosten).
Sollten Sie alle vier Bedingungen erfüllen, können Sie also auch die E-Mail-Adressen von Bestandskunden per Newsletter kontaktieren um Ihr Potential zu steigern.

Fazit:

Es gibt einige rechtliche Anforderungen im E-Mail Marketing, die Sie beachten sollten, um einer möglichen Abmahnung vorzubeugen. Wenn Sie sich dazu noch an den Grundsatz halten „Ich verschicke nur, was ich selbst gut finde“, sind rechtliche Beschwerden und Abmahnungen sehr unwahrscheinlich. Die teilweise verbreiteten rechtlichen Bedenken im E-Mail Marketing und beim Newsletter-Versand sind daher größtenteils unbegründet.

Tipp:

Mit den Credit-Paybacks wird eine gute Performance Ihrer E-Mail Marketing Kampagnen belohnt. Sollten Sie besonders gute Öffnungs- und Klickraten erzielen, werden Ihnen ein Teil der verbrauchten Credits wieder gutgeschrieben, womit der Versand für Sie günstiger wird. Mit glücklichen Empfängern sollte das Risiko einer Abmahnung noch geringer werden.

Hinterlasse eine Antwort

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert *

Du kannst folgende HTML-Tags benutzen: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>