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Die Vorteile einer professionellen E-Mail Marketing Software

10. Juli 2015

Vorteile professioneller Software

Newsletter versenden über E-Mail Clients

Der Versand einzelner E-Mails im privaten oder geschäftlichen Umfeld ist für fast jeden heute Alltag. Sie können dafür browserbasierte Webmail-Tools oder praktische E-Mail Clients auf dem eigenen Computer oder Mobil-Gerät benutzen. In Verbindung mit Outlook kann sogar ein Newsletter mit Word erstellt werden. Im Prinzip können dort unbegrenzt viele Empfänger zu einer Serienmail hinzugefügt werden. Es scheint also, als sei der Massenversand an sehr viele Empfänger ohne weiteres möglich. Ob dies wirklich so ist oder ob es noch andere Möglichkeiten gibt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Newsletter versenden mit E-Mail Clients oder einer E-Mail Marketing Software

Die Übertragung der Empfängeradressen per copy & paste ist mühselig, der Versand langwierig und fehlerbehaftet, die meisten E-Mails werden von Spam-Filtern abgefangen und das Postfach füllt sich mit automatischen Nachrichten über Fehlzustellungen. Und nicht nur das: Die rechtlich notwendige Einwilligung der Empfänger, die beim Newsletter-Versand vorliegen muss, ist nur schwierig nachzuweisen. Es gibt kein An- und Abmeldemanagement und auch die Adresslisten müssen immer wieder manuell gepflegt werden.

Eine Möglichkeit, manuellen Aufwand zu reduzieren und gleichzeitig die Zuverlässigkeit und Zustellbarkeit zu verbessern, stellt die Nutzung einer professionellen E-Mail Marketing Software dar. Genau wie bei normalen Serienmails gibt es auch hier browserbasierte Anbieter und Programme, die auf dem eigenen Rechner installiert werden müssen. Um Ihnen bei der Auswahl behilflich zu sein, stellen wir in diesem Artikel die Vor- und Nachteile der verschiedenen Lösungen gegenüber.

1. Newsletter-Gestaltung: Frei nach den eigenen Vorstellungen

Ein Punkt, in dem sich professionelle eine Newsletter Software klar von gewöhnlichen E-Mail-Programmen abhebt, sind die Gestaltungsmöglichkeiten. Die gestalterischen Anpassungen einer E-Mail sind üblicherweise sehr eingeschränkt. Es können lediglich Schriftart und -größe geändert, Textformatierungen vorgenommen und im besten Fall Bilder eingefügt werden. Die Newsletter werden aber immer wie eine normale E-Mail aussehen. Mit einer E-Mail Marketing Software eröffnen sich jedoch ganz neue Möglichkeiten. Sie können attraktive HTML-Newsletter gestalten, die Bilder, Links und vielfältige Formatierungen enthalten können. Die Erstellung erfolgt bei den meisten Programmen nach dem einfachen Baukastenprinzip, weshalb keine Programmierkenntnisse in HTML oder CSS erforderlich sind.

Das Design

Das Design des Mailings kann mit einer Newsletter Software ohne großen Aufwand den persönlichen Vorstellungen angepasst werden. Eine Gestaltung entsprechend des eigenen Corporate Designs ist ganz einfach. Oft sind in der Software bereits einige Newsletter-Vorlagen enthalten, die nur noch mit den eigenen Inhalten gefüllt werden müssen. Einige Newsletter-Versand-Anbieter bieten auch gegen einen Aufpreis individuell programmierte Templates mit Gestaltungsfreiheit an.

Responsive Design

Ein weiterer Vorteil professioneller Softwares liegt in der universellen Darstellbarkeit. Über 50% aller E-Mails werden schon heute auf mobilen Endgeräten, wie Smartphones oder Tablets gelesen. Dies macht deutlich, dass ein Newsletter Design benötigt wird, dass sowohl auf Desktop-Rechnern als auch auf mobilen Geräten gut aussieht und richtig dargestellt wird. Das sogenannte Responsive Design bedeutet, dass das Design auf die Anforderungen des Endgerätes antwortet und sich automatisch anpasst. In der E-Mail Marketing Software von Newsletter2Go sind über 30 Newsletter-Vorlagen im Responsive Design schon inbegriffen, sodass Sie sich um die Darstellung keine Gedanken machen müssen. Diese sind zusätzlich auch noch für die korrekte Darstellung in allen gängigen E-Mail Clients programmiert.

Personalisierte Newsletter erstellen

Über Platzhalter und die Serienbrief- oder Serienmail-Funktion können mit vielen E-Mail-Programmen, wie Outlook oder Thunderbird, personalisierte Textbausteine ausgespielt werden. Diese Funktion bietet natürlich auch ein Newsletter-Versand-Dienstleister. Die Newsletter Software liest die notwendigen Informationen automatisch aus der Datenbank aus. Neben Texten können mit einer solchen Software auch Bilder personalisiert werden. Weitere Personalisierungen des Newsletters können Sie mit den Empfängermerkmalen aus Ihrer Datenbank vornehmen. Außerdem können Sie bestimmen, dass das Mailing nur an bestimmte Personengruppen versendet wird.

Überblick: Verschiedene Lösungen zur Newsletter-Erstellung und -Gestaltung

E-Mail ClientWebmailNewsletter Software (Download)Newsletter Software (Webbasiert - SaaS)
keine Installation nötigXX
kostenlose Software(✓)
DatenschutzXX
ReportingsXX
HTML-EditorXX
OrtsunabhängigkeitXX

2. Listen- und Empfängerverwaltung: Sicherheit und Übersichtlichkeit

Wollen Sie eine E-Mail an viele Empfänger versenden, müssen Sie die „Datenbank“ selbst als Excel- oder CSV-Datei pflegen und die Adressen manuell ins E-Mail Programm hineinkopieren. Das ist aufwändig und bringt ein hohes Fehlerrisiko mit sich. Aufgrund der Unübersichtlichkeit können schnell Adressen verloren gehen. Die einfache und effiziente Empfängerverwaltung ist ein weiterer großer Vorteil von einer E-Mail Marketing Software. Einerseits können Sie eine ganze Datei mit Adressen ins System der Software hochladen und diese dort verwalten. Andererseits können die Empfängerdaten per Schnittstelle aus einem anderen System importiert werden, zum Beispiel einem E-Commerce Shop oder CRM-Tool. In der Newsletter Software sollten Sie einen besseren Überblick der Empfänger haben. Beim Versand kann einfach ein bestimmtes Adressbuch ausgewählt oder die Empfänger nach Merkmalen in Gruppen sortiert werden.

3. Anmeldung und Abmeldung

Ein wichtiger Punkt ist die Rechtssicherheit. Sie kann beim manuellen E-Mail-Versand über Outlook und Co. nur schwer kontrolliert werden. Was vielen Menschen unbekannt ist: Wollen Sie einen Newsletter verschicken, müssen die Empfänger vorher ausdrücklich dazu eingewilligt haben. Ist jemand in Ihrem Verteiler und erhält eine werbliche E-Mail, der er nicht zugestimmt hat, kann das sehr teuer für Sie werden. Die E-Mail Marketing Software bietet dafür spezielle Anmeldeformulare an. Füllt eine Person ein solches Formular aus, erhält sie eine Bestätigungs-E-Mail, in der sie dem Newsletter-Versand noch einmal zustimmen muss. Diese doppelte Bestätigung, auch „Double-Opt-In“ genannt, ermöglicht den eindeutigen Nachweis der Einwilligung zum Empfang werblicher E-Mails.

Auch die Möglichkeit, sich jederzeit vom Newsletter abmelden zu können, ist rechtlich erforderlich. Bei manuell verschickten Newslettern kann es passieren, dass vergessen wird, auf die Abmeldung hinzuweisen oder die Empfänger aus der Liste zu entfernen, wenn sie eine Abmeldung wünschen. Mit einer professionellen Newsletter Software wird automatisch ein Link zur Abmeldung in jeden Newsletter eingefügt. Abgemeldete Empfänger werden in der Datenbank deaktiviert und können nicht erneut angeschrieben werden, auch wenn diese versehentlich bei einem neuen Mailing ausgewählt werden.

Versenden Sie viele E-Mails über das eigene Postfach, bekommen Sie dort auch alle Fehlermeldungen, über nicht mögliche Zustellungen zugesandt. Dabei den Überblick zu behalten, ist fast unmöglich. Die Newsletter Software bietet praktischerweise ein sogenanntes Bounce-Management. Das heißt, dass nicht erreichbare Adressen aussortiert werden und die Fehlermeldungen nicht mehr manuell ausgewertet werden müssen. Vorübergehend nicht erreichbare Adressen, sogenannte Soft Bounces, werden sogar automatisch neu angeschrieben. Außerdem bekommen Sie eine Auswertung über die Abmeldungen und Bounces zu jedem versendeten Newsletter. So haben Sie viel leichter einen Überblick über die Qualität der eigenen Adressliste.

4. Spam-Filter und Whitelisting: Kein falscher Verdacht

Über die Serienmail- oder Serienbrief-Funktion von Programmen wie Outlook oder Word können Sie mit einem gewissen Aufwand und den notwendigen Kenntnissen E-Mails an große Adresslisten versenden. Gegenüber eines professionellen E-Mail Marketing Tools gibt es dabei aber einen gravierenden Nachteil: Spam-Filter reagieren beim Massenversand von E-Mails über öffentliche Server und von privaten Adressen extrem schnell. Die Provider blockieren diese Server und Adressen sofort und häufig sogar dauerhaft. Dem können Sie nur zuvorkommen, wenn Sie die Newsletter in Schüben an Teile der Adressliste versenden.

Seriöse Newsletter-Versand-Dienstleister sind bei allen gängigen Providern gewhitelistet. Werden deren Server genutzt, wird der Absender automatisch als vertrauenswürdig eingestuft. Der Newsletter wird dann direkt ins Postfach der Empfänger zugestellt, ohne vorher überhaupt auf Spamverdacht geprüft zu werden. Das erhöht den Anteil zugestellter E-Mails signifikant auf Raten bis über 99%. Dabei müssen Sie selbst nichts unternehmen, um die eigene Vertrauenswürdigkeit zu beweisen – der Dienstleister übernimmt das für Sie.

5. Datenschutz: In guten Händen

Bei vielen mag es ein ungutes Gefühl verursachen, die eigenen Daten und die Daten der Empfänger in die Hände eines externen Dienstleisters zu geben. Schließlich wird immer wieder publik, dass Adresslisten gestohlen oder verkauft werden. Mittlerweile gibt es aber viele Newsletter-Versand-Anbieter, die in Deutschland sitzen und ihr gesamtes geschäftliches Handeln nach dem Bundesdatenschutzgesetz ausrichten. Unter den strengen Vorgaben des deutschen Rechts können Sie davon ausgehen, dass die Daten auf den sicheren Servern der Anbieter häufig besser aufgehoben sind, als auf dem eigenen Computer. Ein seriöser E-Mail-Marketing-Anbieter wie Newsletter2Go wird niemals Adressen zu Werbezwecken weitergeben, sondern seine Kunden vor Adressdiebstahl und Missbrauch der Daten schützen.

6. Auswertungen und Reports: Überblick und Erfolgskontrolle

Haben Sie einen Newsletter erstellt und versendet, möchten Sie natürlich auch wissen, wie viele Empfänger ihn geöffnet und gelesen haben. Bei der Nutzung üblicher E-Mail-Programme sind die Möglichkeiten stark eingeschränkt: Sie können höchstens bei den Empfängern nachfragen, ob sie die E-Mail bekommen haben. Dann haben Sie einen groben Überblick über die Bounces. Ansonsten gibt es keine Möglichkeit, mit E-Mail Clients und Webmail Tools den Erfolg zu kontrollieren. Nach dem Absenden kann der Weg des Newsletters nicht weiter verfolgt werden.

Hier kommt eine der weiteren großen Stärken einer modernen Newsletter Software ins Spiel. Die meisten Newsletter-Versand-Dienstleister stellen Auswertungen über mindestens die Zustellrate, Öffnungsrate und Klickrate bereit. So erkennen Sie sofort, wen der Newsletter erreicht hat und wen nicht. Außerdem sehen Sie, wer ihn geöffnet und gelesen hat und was die Empfänger daran besonders interessiert hat. Das bietet Ihnen die einmalige Möglichkeit, anhand der Erkenntnisse über den Erfolg, die zukünftigen Newsletter entsprechend anzupassen und zu optimieren.

7. E-Mail Client oder SaaS-Lösung

Selbstverständlich können auch mit einem E-Mail Client, wie Outlook, oder einem Webmail-Anbieter, wie web.de oder gmx.net, Newsletter versendet werden. Die Vorteile liegen vor allem im finanziellen Bereich: Die Software und der Zugang sind in der Regel kostenlos oder bereits vorhanden. Beim Massenversand von E-Mails stoßen diese Lösungen jedoch sehr schnell an ihre Grenzen: Die Zustellung kann nicht garantiert werden, das Mailing kann von Spam-Filtern abgefangen werden und es gibt keine Möglichkeit der Erfolgskontrolle.

Wer also Newsletter selber auf professionelle Art und Weise erstellen und versenden möchte, sollte sich auf jeden Fall über die verschiedenen E-Mail-Marketing-Anbieter informieren. Viele davon sind bis zu einem bestimmten Versandvolumen kostenlos. Ob besser eine Desktop Software oder ein browserbasiertes Tool genutzt wird, hängt von den eigenen Vorlieben und Bedürfnissen ab. Generell ist zu sagen, dass webbasierte Tools mehr Flexibilität erlauben, weil von überall und jederzeit darauf zugegriffen werden kann. Außerdem können Sie mit allen vorhandenen Betriebssystemen, egal ob Windows, Mac oder Linux, genutzt werden. Sie können die E-Mail Marketing Software von Newsletter2Go gerne unverbindlich und kostenlos testen und sich selbst von den vielen Vorteilen überzeugen.

Überblick: Lösungen zum Newsletter-Versand

E-Mail ClientWebmailNewsletter Software (Download)Newsletter Software (Webbasiert - SaaS)
kostenloser Versand(✓)(✓)
Listenverwaltungxx
Abmeldemanagementxx
Bouncemanagementxx
Rechtssicherer Anmeldeprozessxx
Spam-Schutzxx
Whitelistingxx(✓)
Zeitgesteuerter Versandxx
Autoresponder & Lifecycle-Mailingsxx

Für die Erstellung und den Versand einer Serienmail ist die Wahl eines webbasierten Newsletter Tools zu empfehlen. Sie haben größere Möglichkeiten bei der Gestaltung, der Personalisierung und der Messung des Erfolgs Ihres Newsletters. Außerdem ist die Zustellbarkeit eher gegeben. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Newsletter Software und probieren Sie es gleich aus!

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