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Was man bei Newsletter-Pannen tun kann und wie man sie vermeidet

16. Dezember 2016

Newsletter-Pannen

Vorsichtsmaßnahmen gegen Fehler im Newsletter

Der Schreck kann groß sein, wenn im Newsletter eine Panne passiert. Hat man einmal auf „Senden“ geklickt, kann der Newsletter nicht einfach zurückgeholt werden. Fehler im fertigen Newsletter möchte deshalb natürlich jeder vermeiden.

Wenn es aber doch zu einer Newsletter-Panne kommt, gilt es zunächst, Ruhe zu bewahren. Jetzt in Panik zu verfallen, hilft weder Ihnen noch den Empfängern. Stattdessen sollte man in Ruhe die Situation analysieren und entscheiden, was als nächstes zu tun ist. Wer ist von dem Problem betroffen? Was genau ist passiert? Kann der Fehler reproduziert und in Zukunft ausgeschlossen werden?

Damit Sie in Zukunft weitere Fehler vermeiden können, zeigen wir in diesem Beitrag, welche Ursachen Newsletter-Pannen haben können und welche Lösungen es gibt.

Die falschen Empfänger erhalten den Newsletter

Vor allem, wenn man die Empfänger von Hand sortiert und auswählt, ist die Fehlerquote hoch. Beim Versand über das eigene E-Mail-Konto besteht besonders hohes Pannenpotenzial: Wenn man aus Versehen über die CC-Funktion statt die BCC-Funktion versendet, kann jeder Empfänger sehen, wer den Newsletter noch erhalten hat.

Um solche Gefahren zu umgehen, sollte man unbedingt eine professionelle Newsletter Software benutzen. Dass die anderen Empfänger den gesamten Verteiler sehen können, kann damit nicht passieren. Außerdem können die Empfänger direkt nach Merkmalen sortiert und ausgewählt werden. Sollten die Merkmale noch nicht eingetragen sein, sollte man sich unbedingt schon vor dem Versand die Zeit nehmen und die Empfänger in die richtigen Segmente einteilen. So vermeidet man Fehler beim Versand.

Der Newsletter kommt zurück

Wenn man versucht, den Newsletter über das eigene E-Mail-Konto zu versenden, fällt die Zustellrate nicht besonders gut aus. Außerdem muss man sich mit einer Flut von Bounce-Benachrichtigungen im Postfach herumschlagen. Dieses Problem lässt sich durch einen professionellen Versandserver zu großen Teilen bereits aus der Welt schaffen.

Ein hoher Anteil an Rückläufern kann aber auch dann auftreten, wenn lange Zeit kein Newsletter versendet wurde. Seit dem letzten Versand können viele E-Mail-Adressen inaktiv geworden sein. Beim nächsten Versand sollte man diese nicht mehr kontaktieren, da sie ohnehin nicht mehr erreichbar sind. Newsletter2Go sortiert nicht mehr erreichbare Adressen automatisch für Sie aus.

Spam-Alarm

Wenn sich Spam-Beschwerden häufen, sollte man überprüfen, ob man wirklich nur Newsletter-Abonnenten kontaktiert. Nur Empfänger, die sich explizit für den Newsletter angemeldet haben, sollten diesen erhalten. Auch der Abmeldeprozess muss fehlerfrei und ohne Hindernisse funktionieren.

Wenn Sie sicher sind, dass alle Empfänger ihr Einverständnis zum Newsletter-Empfang abgegeben haben und der Newsletter trotzdem im Spam-Ordner landet, muss eine andere Lösung her. Hier helfen gewhitelistete Versandserver. Sie sorgen dafür, dass der Newsletter direkt ins Postfach zugestellt wird. Auch zusätzliche Authentifizierungsverfahren wie Sender ID, SPF und DMARC können die Zustellrate verbessern und die Spam-Rate senken.

Keiner liest den Newsletter

Wenn der Newsletter nicht gelesen wird, obwohl er die Empfänger erreicht, liegt das wahrscheinlich an mangelnder Relevanz. Der wichtigste Indikator dafür, ob der Newsletter relevant für seine Leser ist, ist die Öffnungsrate. Wenn man ausschließen kann, dass der Newsletter im Spam-Ordner gelandet ist, sollte man die Betreffzeile überprüfen. Der Newsletter-Betreff sollte so formuliert sein, dass man auf einen Blick erkennt, worum es in dem Newsletter geht.

Um die Öffnungsrate zu verbessern, sind A/B-Tests nützlich. Hier kann man mehrere Varianten der Betreffzeile gegenüberstellen. Die beste Variante wird automatisch an alle gewählten Empfänger versendet.

Bringen diese Maßnahmen nichts, sollte man sich Gedanken darum machen, ob der Newsletter für Empfänger überhaupt generell interessant ist. Möglicherweise wurde der Themenschwerpunkt bei der Anmeldung anders festgelegt oder die Empfänger haben sich aus einem bestimmten Grund angemeldet, zum Beispiel im Rahmen eines Gewinnspiels.

Die Links sind kaputt

Es passiert schnell, dass Links aufgrund von Tippfehlern oder Copy-Paste-Patzern nicht richtig funktionieren. Deshalb sollte man sich unbedingt selber einen Testnewsletter schicken, in dem man einmal alle Links anklickt. Dabei sollte man prüfen, ob alle Links funktionieren und auf die richtige Zielseite verlinken. Im Linktest von Newsletter2Go sehen Sie vor dem Versand Ihres Newsletters auf einen Blick, ob es Probleme bei Ihren Links gibt.

Die Personalisierung funktioniert nicht

Eine fehlgeschlagene Personalisierung hinterlässt keinen guten Eindruck, denn dadurch wird die Automatisierung der persönlichen Ansprache erkennbar. Deshalb sollte man bei Personalisierungsformeln besonders aufpassen. Im Testnewsletter gilt es zu überprüfen, ob die Formel an sich stimmt, die richtigen Merkmale eingetragen sind und ein passender Fallback-Fall hinterlegt ist. Dieser ersetzt die Personalisierung, wenn sie aus Mangel an Daten nicht umgesetzt werden kann.

Am besten versuchen Sie erst gar nicht, eine Personalisierungsformel selbst zu schreiben. Viel einfacher ist es, sie mit einem Generator zu erstellen. Die Formel, die der Generator am Ende ausgibt, ist in der richtigen Syntax für Ihre Software erstellt und vollständig.

Der Newsletter ist auf dem Handy nicht lesbar

Sie haben viel Arbeit in das Design Ihres Newsletter gesteckt und jedes kleinste Detail sorgfältig gestaltet. Trotzdem sieht das Mailing auf dem Smartphone alles andere als gut aus. Ist Ihnen das schon einmal passiert? Mobile Darstellungsfehler können Sie von vornherein vermeiden, indem Sie Responsive Newsletter Design verwenden.

Der Newsletter passt sich damit automatisch dem jeweiligen Endgerät an, auf dem er geöffnet wird. Zu den Anpassungen gehören unter anderem die Spaltenanzahl, die Bildgröße und die Textgröße. Bei Newsletter2Go können Sie je nach Bedarf die Regeln für die mobile Darstellung auch selbst anpassen.

Sie möchten vor dem Versand Ihres Newsletters auf Nummer sicher gehen? Unsere E-Mail-Checkliste hilft Ihnen, alle Punkte zu prüfen und nichts zu übersehen.

Was tun, wenn ein Fehler im Newsletter passiert ist?

Wenn sich abzeichnet, dass sich ein Fehler in den Newsletter eingeschlichen hat, sollte man zunächst versuchen, den Versand noch zu stoppen. Im nächsten Schritt gilt es, herauszufinden, welche Empfänger von dem Fehler betroffen sind. Ist die Newsletter-Panne schwerwiegend, sollte man diese kontaktieren und sich entschuldigen. Nicht betroffene Empfänger sollten nicht angeschrieben werden, um keine unnötige Aufmerksamkeit auf den Fehler zu ziehen.

Eine persönliche, ehrliche Entschuldigung lässt Sie Sympathiepunkte bei den Empfängern sammeln. Zeigen Sie ruhig Menschlichkeit. So können Sie den Verlust von Empfängern wahrscheinlich vermeiden, wenn Fehler die Ausnahme bleiben.

Die Entschuldigung sollte sein:

  • Schnell. Je mehr Zeit zwischen Fehler und Entschuldigung vergeht, desto mehr Fragen kommen auf und desto mehr Vertrauen büßen Sie ein.
  • Eindeutig. Es muss auf den ersten Blick erkennbar sein, dass es sich um eine Entschuldigung handelt, die im Zusammenhang mit der fehlerhaften E-Mail steht.
  • Attraktiv. Bieten Sie Ihren Empfänger eine Wiedergutmachung an, zum Beispiel einen kleinen Rabatt.

Notfälle, die nachträglich korrigiert werden können:

1. Falsche Grafik eingebunden
Die Grafiken im Newsletter werden üblicherweise online gehostet und beim Öffnen der E-Mail von einem Server abgerufen. Deshalb lässt sich die Grafik, falls unbedingt notwendig, auch nach dem Versand noch austauschen. Beim Pfad der Grafik wird dann das neue gewünschte Bild hinterlegt. Aufgrund des Aufwandes sollte diese Möglichkeit aber nun in absoluten Notfällen genutzt werden.

2. Falscher Link eingetragen
Die Links im Newsletter werden bei Nutzung einer Newsletter Software über eine spezielle Tracking-Domain weitergeleitet. Diese Weiterleitung ermöglicht das Tracking der Newsletter-Klicks. Im Notfall kann der Link, auf den nach dem Abruf der Tracking-Seite weitergeleitet wird, geändert werden. Ebenso wie bei Grafiken sollten aber auch Links nur dann getauscht werden, wenn durch einen falschen Link gravierende Probleme auftreten.

Stattdessen sollten alle Bilder und Verlinkungen in einem Test-Newsletter gründlich überprüft werden. Solange der Newsletter noch nicht versendet wurde, können Änderungen problemlos umgesetzt werden.

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