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Neue Features: Dynamische Empfängergruppen

4. Juni 2012

Die neuen dynamischen Gruppen unserer Newsletter-Software sind ein mächtiges Werkzeug mit vielfältigen Einsatzmöglichkeiten. Das Grundprinzip, nach dem diese Gruppen funktionieren, lautet: Auf der Grundlage von einmal festgelegten Suchmustern halten sie sich selbstständig aktuell.

Was ist eine dynamische Gruppe?

Im Unterschied zu normalen (statischen) Gruppen speichern Sie bei dynamischen Gruppen keine Empfänger, sondern Suchmuster. Während sich die Empfänger durchaus verändern können, bleibt das Suchmuster der dynamischen Gruppe konstant. Ein einfaches Beispiel: Wenn Sie die Suchkriterien „Geschlecht entspricht m“ und „Vorname entspricht Klaus“ als Suchmuster festgelegt haben, dann werden in Zukunft automatisch alle neuen männlichen Empfänger mit dem Vornamen Klaus der dynamischen Gruppe hinzugefügt. In der Gruppenliste und bei der Empfängerauswahl vor dem Versenden erkennen Sie die dynamischen Gruppen an dem Piktogramm mit dem kleinen vertikalen Doppelpfeilsymbol: .

Wie erstelle ich eine dynamische Gruppe?

Eine dynamische Gruppe erstellen Sie unter „Empfänger“ > „Gruppen“ > „Dynamische Gruppe erstellen“. Wenn Sie hier auf „Jetzt Empfänger hinzufügen“ klicken, können Sie in der Empfängersuche direkt ein Suchmuster für die Gruppe festlegen. Das heißt, Sie wählen ein oder mehrere Suchkriterien aus, aktivieren die Suche und klicken dann unten auf „In Gruppe ‚Gruppenname‘ speichern“. Bedenken Sie, dass die ausgewählten Empfänger nur so lange in der dynamischen Gruppe verbleiben, wie deren Merkmale zum festgelegten Suchmuster passen. Verändern sich relevante Merkmale, werden die entsprechenden Empfänger automatisch wieder aus der Gruppe entfernt.

Was ist ein dynamisches Suchkriterium?

Bei Merkmalen, die als Daten ausgegeben werden (Geburtsdatum, Anmeldedatum etc.), haben Sie die Möglichkeit, diese als dynamische Suchkriterien zu verwenden. Das bedeutet, dass sich die dynamische Gruppe im Abgleich mit dem aktuellen Datum verändert. Wichtig ist, dass Sie die Merkmalswerte im Format JJJJ-MM-TT eingeben. Dann erkennt die Newsletter-Software automatisch, dass es sich um ein Datumsmerkmal handelt, und zeigt Ihnen die Schaltfläche „Dynamisches Suchkriterium verwenden“ an. Als Suchmuster müssen Sie hier einen Zeitraum auswählen. Verglichen wird dann das aktuelle Datum mit dem im Adressbuch eingetragenen Merkmalswert. Es werden alle Empfänger gefunden, bei denen die Differenz „heute – Merkmalsdatum“ dem von Ihnen ausgewählten Zeitraum entspricht.

Wenn Sie beispielsweise die Geburtsdaten Ihrer Empfänger als Merkmal und Suchkriterium angelegt haben und nun jeden Tag ein Mailing an alle Ihre Kunden verschicken möchten, die gerade Geburtstag haben, dann wählen Sie das Suchkriterium „Geburtsdatum“ in der Empfängersuche aus und klicken auf „Dynamisches Suchkriterium verwenden“. Hier wählen Sie folgenden Zeitraum aus: „Jede(s/n) 1 Jahr(e) nach Geburtsdatum“. Die so erstellte dynamische Gruppe wird nun jeden Tag alle Kunden enthalten, an die Sie Geburtstagsnewsletter versenden können.

Geschickt eingesetzt, bietet Ihnen die automatisierte Empfängerverwaltung unserer Newsletter-Software eine enorme Arbeitserleichterung – vor allem in Kombination mit Mailingserien, die wir Ihnen in unserem nächsten Beitrag vorstellen werden.

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