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Kalender-Termine im Newsletter versenden

6. August 2015

Kalender-Termine versenden

So verschicken Sie Termin-Einladungen für Google Calendar, iCal und Outlook

Haben Sie sich jemals für ein Webinar angemeldet und es dann völlig vergessen? Oder haben Sie vielleicht eine E-Mail über einen anstehenden Workshop erhalten, waren aber beschäftigt und haben vergessen, sich eine Erinnerung in Ihren Kalender einzutragen? Damit sind Sie nicht allein.

Wenn Sie selber E-Mail Marketing betreiben, kennen Sie auch die andere Seite. Sie haben die Enttäuschung erlebt, wenn die Hälfte der Personen, die sich für ein Event angemeldet hat, nicht auftaucht.

Damit Sie sich darum keine Sorgen mehr machen müssen, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel, wie Sie Termine und Einladungen aus Outlook, iCal und Google Calendar in wenigen Schritten einfach in Ihre E-Mail einfügen können. Auf diese Weise können die Empfänger die Termine direkt in ihre Kalender eintragen und es wird viel weniger wahrscheinlich, dass sie es vergessen.

1. Schritt: Einen neuen Termin anlegen

iCal

Wenn Sie einen Mac nutzen, können Sie Ihren Termin in iCal erstellen. Nutzen Sie einen PC, können Sie ihn in Outlook erstellen. In Google Calender bekommen Sie die URL zum Termin direkt in der Anwendung (dafür müssen Sie mit Ihrem Google-Account eingeloggt sein) – egal, welche Art von Computer und welches Betriebssystem Sie benutzen.

Öffnen Sie iCal und klicken Sie auf das „+“-Zeichen in der linken oberen Ecke des Fensters. Es öffnet sich ein Pop-Up. Geben Sie einen Namen für Ihren Termin ein und drücken Sie die Eingabe-Taste. Dadurch wird ein Termin in Ihrem Kalender erstellt, allerdings mit dem Datum und Zeitpunkt der Erstellung und ohne weitere Details. Diese Informationen müssen Sie noch anpassen, um die Einzelheiten Ihres Termins wiederzugeben. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Outlook

Öffnen Sie Ihren Outlook-Kalender und klicken Sie dann auf das „Termin“-Symbol, oder auf „Neu“ in der Navigationsleiste und wählen Sie „Termin“ aus dem Dropdown-Menü. Sie setzen einen Termin und kein Meeting auf, weil es sich um eine individuelle Einladung handelt und keine anderen Kontakte aus dem Kalender Ihres Empfängers teilnehmen werden. Eine Kalendereinladung wird sich öffnen, die Sie bearbeiten können.

Google Calender

In Google Calendar ist es leider nicht möglich, einzelne Termine zu exportieren. Möchten Sie einen Termin versenden, müssen Sie einen neuen Kalender extra dafür erstellen und diesen exportieren. Erstellen Sie einen Kalender über “Meine Kalender” > “Neuen Kalender erstellen”. In diesem Kalender tragen Sie Ihren Termin ein, indem Sie auf den roten “Termin eintragen”-Button in der linken oberen Bildschirmecke klicken. Daraufhin öffnet sich ein neues Termin-Fenster.

2. Schritt: Termin-Details festlegen

Termine in Outlook, iCal und Google Calender haben zwar geringfügig unterschiedliche Formate, aber ungefähr die gleichen Komponenten:

  • Bezeichnung
  • Ort
  • Zeit
  • Beschreibung
  • URL für eine Termin-Landing Page
  • Optionale Terminbenachrichtigung

Diese Details sollten enthalten sein:

Bezeichnung/Name/Betreff
Legen Sie Wert darauf, dass der Name die tatsächliche Benennung des Events auf Ihrer Website und in Ihren anderen Kanälen wiederspiegelt (das sollte selbstverständlich sein, aber sicher ist sicher). Gegebenenfalls sollten Sie auch den Namen Ihres Unternehmens am Ende des Namens einfügen. So können die Teilnehmer schnell erkennen, um wessen Event es geht, wenn sie später in ihrem Kalender darauf stoßen.

Ort
Die physische Adresse des Events (eine Zeile, z.B. Hauptstraße 123, 10178 Berlin, Deutschland) oder bei Online-Events eine Website-URL.

Zeit
Geben den Beginn und das Ende des tatsächlichen Termins an. Passen Sie die Zeit des Termins Ihrer Zeitzone an, da Sie die .ics-Datei erstellen werden. Sie wird automatisch an die Zeitzone des jeweiligen Empfängers angepasst. Wenn Sie zum Beispiel von Deutschland aus einen Termin für ein Webinar erstellen, das um 15 Uhr in London (UTC) beginnen soll, geben Sie für den Beginn 16 Uhr (MEZ) ein.

Benachrichtigung (optional)
Sie können Benachrichtigungen aufsetzen, damit die Teilnehmer den Termin in der Zeit zwischen dem Versand der Einladung und seinem tatsächlichen Stattfinden nicht vergessen. In Outlook können Sie einen Zeitpunkt für den Versand einer Erinnerung festlegen (z.B. eine Stunde vor dem Termin). In iCal und Google Calendar können Sie mehrere Erinnerungen einrichten.

Es ist wichtig, die Teilnehmer nicht mit zu vielen Erinnerungen zu überwältigen. Das führt zu negativen, aufdringlichen Erfahrungen. Hier ein Beispiel für eine Erinnerungssequenz, die auf Ihr Event aufmerksam macht, aber nicht überfordert:

Nachricht  – 1 Tag vor

Datei öffnen – 15 Minuten vor

URL für Termin-Seite
Haben Sie eine spezielle Seite für Ihren Termin oder Ihr Webinar eingerichtet? Dann nehmen Sie den Link zu dieser Seite mit auf. Sie wirkt auch als Erinnerung, worum es in diesem Termin geht. Fügen Sie sie im „URL“-Feld von iCal oder in den Beschreibungstext Ihrer Outlook und Google Calendar-Termine ein.

Beschreibung
Hier sollten Sie die Details des Termins kurz zusammenfassen. Dieser Inhalt gehört in iCal unter „note“, in Outlook in den Inhalt des Termins und in Google Calendar in das Beschreibungsfeld.

Es kann nützlich sein, hier Ihre Kontaktinformationen anzugeben. Auf diese Weise können Teilnehmer Sie bei Fragen kontaktieren.

3. Schritt: Termin speichern

Wenn Sie die Bearbeitung Ihres Termins abgeschlossen haben, können Sie ihn speichern, um ihn als Anhang für Ihren Newsletter zu benutzen.

Outlook
Klicken Sie auf „Speichern und schließen“ in der linken oberen Ecke Ihrer Outlook-Einladung, um Sie in Ihrem Kalender zu speichern. Öffnen Sie den Termin dann noch einmal und klicken Sie auf „Datei“, dann auf „Speichern unter“. Benennen Sie Ihre Datei mit dem eindeutigen Namen des Termins, weil die Empfänger den Name der Datei sehen können werden. Speichern Sie dann im Format „iCalendar-Format“ (ics).

iCal
Klicken Sie auf „Fertig“, um den Termin in Ihrem Kalender zu speichern. Navigieren Sie dann zum Feld des Termins im Kalender, klicken Sie auf den Termin und ziehen Sie ihn auf Ihren Desktop. Damit haben Sie ihn schon als ics-Datei gespeichert.

Google Calendar
Mit einem Klick auf „Speichern“ sichern Sie den Termin in Ihrem Kalender. Jetzt müssen Sie den Kalender exportieren, was etwas aufwändiger ist. Öffnen Sie Ihre Einstellungen (Zahnrad-Symbol) und gehen Sie dort auf “Kalender”. Dort klicken Sie auf den Kalender, den Sie versenden möchten. In den Einstellungen dieses Kalenders klicken Sie unter dem Bereich “Privatadresse” auf die Schaltfläche “ICAL”. Es öffnet sich ein Popup mit einem Link. Mit einem Klick auf diesen Link können Sie die .ics-Datei des Kalenders herunterladen.

4. Schritt: Termin-Einladung in Ihren Newsletter einfügen

Wenn Sie die Termine in Outlook, iCal oder Google Calendar erstellt haben, können Sie diese in Ihren Newsletter einfügen. Sie können entweder einen Textlink oder einen Call to Action-Button zu Ihrer Einladung einbauen.

Für die Termin-Einladungen müssen Sie die ics-Datei mit einem Textabschnitt oder Button verknüpfen. Dazu muss die ics-Datei zunächst hochgeladen werden, was unser Support gerne für Sie übernimmt. Markieren Sie den Text oder Button und geben Sie den Link zur ics-Datei an.

Mit Newsletter2Go können Sie übrigens die Texte Ihrer CTAs nach Wunsch anpassen.

Am Ende müssen die Teilnehmer aber immer noch selber entscheiden, ob sie am Event teilnehmen oder nicht. Es passiert schnell, Termine zu vergessen. Geben Sie Ihrem Publikum mit den Kalendererinnerungen eine Hilfestellung, damit sie sich an die Termine oder Webinare erinnern, für die sie sich angemeldet haben.

4 Kommentare

  1. Hallo Frau Beins,

    das ist aber sehr unpraktisch. Es können doch nicht alle user, die all ihre Termine damit verknüpfen möchten, sich an den Support wenden und warten bis er die eingefügt hat!

    So macht diese “Möglichkeit” Termine einzubinden für mich keinen Sinn.

    Schade,
    einen netten Gruß aus Berlin

    Michael Schulz

    1. Hallo Herr Schulz,
      eine andere Möglichkeit als die Verknüpfung von .ics-Dateien, um Termine in Newslettern zu versenden, existiert leider nicht. Ansonsten müsste man alle Teilnehmer aus dem Kalenderprogramm heraus persönlich einladen und alle Adressen manuell eingeben. Sicherlich ist es mit etwas Aufwand verbunden, die .ics-Datei zu verknüpfen. Gerade weil der Vorgang etwas komplexer ist, stellen wir Ihnen und unseren anderen Lesern diese Anleitung zur Verfügung.

      Viele Grüße,
      Friederike Beins

  2. Roland Spichartz - 27. August 2015 um 8:46 am

    Hallo,

    1. ich bekomme die ice Datei nicht nach Ihnen Hochgeladen.
    2. habe ich in meiner Newsletter ein datum steehen. es wäre schön wenn ich die ICE (Termindatei) damit verknüpfen könnte. Ihre Anleitung lässt einen d im Dumkeln.
    Bilder hochladen ist kein Problem.
    Nur Termin dateien geht nicht.
    MfG Roland Spichartz

    1. Hallo Herr Spichartz, wenn Sie eine Datei (auch .ics) hochladen und im Newsletter verknüpfen möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Dieser wird Ihre Datei dann gerne schnellstmöglich hochladen und Ihnen den Link zukommen lassen. Diesen Link verknüpfen Sie dann mit Ihrem Datum im Newsletter. Diese Maßnahme ist notwendig, um sicherzustellen, dass keine schädlichen Dateien über Newsletter2Go versendet werden. Ich hoffe, Ihnen ist damit weitergeholfen.

      Viele Grüße,
      Friederike Beins

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