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E-Mail Marketing Software für die interne Kommunikation

19. November 2015

Interne-Kommunikation

Professionelle interne Newsletter erstellen

Auch wenn E-Mail Marketing Software meist mit dem Ziel eingesetzt wird, etwas zu verkaufen – die Einsatzmöglichkeiten gehen weit darüber hinaus.

Ein Bereich, der dabei häufig übersehen wird, ist die interne Unternehmenskommunikation. Newsletter sind perfekt geeignet, um Informationen mit Mitarbeitern zu teilen und die Belegschaft über Neuigkeiten im Unternehmen auf dem Laufenden zu halten. Das kann gerade für große Unternehmen mit vielen Mitarbeitern nützlich sein. Für sie ist es oft eine Herausforderung, alle Mitarbeiter an verschiedenen Standorten auf den gleichen Stand zu bringen.

Warum sollte man E-Mail Marketing Software für interne Newsletter benutzen?

Viele Unternehmen versenden bereits interne Newsletter. Oft erstellen die Kommunikationsabteilungen die E-Mails aber aufwendig von Hand als Textdokument oder HTML-Datei. Diese werden dann manuell an große Listen versendet, was mit einer hohen Fehlerquote und einer schlechten Zustellrate verbunden ist.

Damit ein Unternehmens-Newsletter sein Ziel erreichen kann, sollte man von Umwegen wie der Serienbrief-Funktion von Outlook besser die Finger lassen. E-Mails in einem HTML-Editor wie Dreamweaver selbst zu programmieren, ist ebenfalls vollkommen unnötig. Die kostengünstige und praktische Alternative heißt E-Mail Marketing Software: Sie ist auf die einfache Erstellung von Newslettern ausgerichtet. Jeder Mitarbeiter kann damit selbst Newsletter zusammenstellen, auch ganz ohne Programmierkenntnisse.

Dem Anspruch, dass interne Kommunikation am besten gar nichts kosten darf, ist vor allem eins entgegenzusetzen: Die manuelle Erstellung und der Versand eines Newsletters als „normale“ E-Mail kosten die zuständigen Mitarbeiter sehr viel Zeit. Diese Zeit könnte viel besser genutzt werden, wenn etwas Geld in eine professionelle Software investiert wird. Auch die Qualität der Newsletter dürfte für sich sprechen und damit das interne Bild des Unternehmens positiv beeinflussen. Professionelle Software muss dabei nicht teuer sein, bei Newsletter2Go erhalten beispielsweise alle Nutzer 1.000 E-Mails jeden Monat gratis – zusätzlich zur kostenlosen Nutzung der Software.

Vorteile von Newslettern für die Unternehmenskommunikation

Das erste Ziel interner Kommunikation ist es, Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Ziele zu erreichen. Dazu werden das Verständnis und das Gemeinschaftsgefühl unter den Mitarbeitern gestärkt. Eine gut funktionierende Unternehmenskommunikation schafft unter der Belegschaft ein ausgesprochenes Zugehörigkeitsgefühl.

Der große Vorteil von Newslettern ist, dass mit einem Mailing Informationen an große Empfängergruppen verteilt werden können. In Bezug auf die Unternehmenskommunikation erlaubt das in erster Linie mehr Kontrolle über die Informationen, die alle Mitarbeiter erhalten. Die Vorteile gehen aber weit über die bloße Kontrolle hinaus. Mitarbeiter, die sich gut informiert fühlen, sind auch zufriedener. Offizielle Nachrichten über Ereignisse im Unternehmen bringen nicht nur einen Informationsvorteil, sondern zeugen auch von Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitern. Hat das Unternehmen intern einen guten Ruf, trägt die Belegschaft dieses positive Image auch nach außen.

Mitarbeiter

Dazu können interne Newsletter die Produktivität innerhalb des Unternehmens steigern. Sie können dabei helfen, die Arbeit einzelner Teams transparenter zu machen. Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen knüpfen so leichter Kontakt zueinander und Synergien können besser genutzt werden.

Welche Inhalte eignen sich für einen internen Newsletter?

Naturgemäß gehören in einen internen Newsletter vor allem interne Themen. Das können z.B. Informationen über neue Mitarbeiter, Wechsel in den Führungspositionen, Umstrukturierungen oder andere organisatorische Themen sein. Solche offiziellen Informationen sind wichtig, denn sie geben den Mitarbeitern ein Gefühl von Sicherheit und Verlässlichkeit. Genauso wichtig ist aber eine offene und ehrliche Kommunikation. Sehr sinnvoll kann es sein, Firmenneuigkeiten, die sich eher an die Öffentlichkeit richten, auch intern zu kommunizieren. Das sorgt dafür, dass Mitarbeiter nicht erst im privaten Umfeld oder im „Flurfunk“ davon erfahren.

Ein weiteres Themenfeld sind Interviews mit Führungskräften oder auch ganz normalen Mitarbeitern, die Einblicke in ihre tägliche Arbeit geben oder über besondere Ereignisse innerhalb des Unternehmens berichten. Auch Berichte über unternehmensweite Events oder Teamevents sind für die Mitarbeiter interessant, die sich sicherlich freuen, wenn die Events von offizieller Seite aufbereitet werden. Für Ankündigungen zukünftiger Events und Meilensteine ist im Unternehmensnewsletter ebenso Platz.

Neben solchen Themen bieten sich auch Berichte über Produktneuheiten an. Besonders greifbar werden diese durch Einblicke aus den Teams, die an der Entwicklung beteiligt waren. Auch Erfolgsgeschichten sind interessant, z.B. über besondere Teamerfolge oder neu hinzugewonnene Kunden.

Event

Bei aller Informationsfülle sollte der interne Newsletter jedoch immer knapp, informativ und leicht verständlich bleiben. Die meisten Mitarbeiter haben wahrscheinlich nur wenig Zeit, sich mit dem Newsletter auseinanderzusetzen. Deshalb sollte viel Wert auf Übersichtlichkeit gelegt werden.

Den Versandrhythmus sollte man danach richten, wie häufig relevante Themen anfallen. Ein monatlicher Rhythmus ist ein guter Ausgangspunkt. Je nachdem, ob der Platz im Newsletter schnell verbraucht war oder ob die Themensuche eher schwer gefallen ist, kann man dann in Zukunft häufiger oder seltener versenden.

Wie wird ein interner Newsletter technisch umgesetzt?

Um einen Unternehmensnewsletter zu erstellen, sind keinerlei Programmierkenntnisse nötig – vorausgesetzt, man benutzt eine E-Mail Marketing Software wie Newsletter2Go. Dann kann man einfach eine fertige Newsletter-Vorlage nutzen, die man mit den eigenen Inhalten befüllt.

Inhalt für interne Newsletter

Wenn man besondere Ansprüche an das Design des Newsletters hat, zum Beispiel um Corporate Design-Vorgaben zu erfüllen, kann man auch eine individuelle Vorlage programmieren lassen. Diese wird ganz nach den eigenen Wünschen erstellt und kann anschließend ebenfalls einfach befüllt werden, ohne dass man sich selber mit dem HTML-Code auseinandersetzen muss.

Ein weiterer Vorteil von E-Mail Marketing Software ist, dass die Newsletter-Vorlagen dort im Responsive Design angeboten werden. Das heißt, das Design passt sich dem Endgerät an, auf dem der Newsletter geöffnet wird. In Zeiten, in denen viele Mitarbeiter unterwegs auf dem Smartphone lesen, sichert das die Lesbarkeit des Unternehmensnewsletters.

Praktisch für interne Kommunikationsabteilungen kann eine Teamwork-Funktion sein. In einer webbasierten Newsletter-Software kann jeder Mitarbeiter der Abteilung den Newsletter bearbeiten, ohne dass dieser lokal gespeichert werden müsste). Auch die Freigabe durch die Abteilungsleitung wird durch eine Feedback-Option erleichtert, mit der direkt im Newsletter-Entwurf Kommentare hinterlassen werden können.

Was gibt es sonst noch in Bezug auf Unternehmensnewsletter zu beachten?

Auch bei der „offiziellen“ internen Kommunikation ist es sinnvoll, die eigenen Mitarbeiter mit einzubeziehen. Sie können die Kommunikationsabteilung gut bei der Themenfindung und bei der Erstellung von Inhalten unterstützen. Das erleichtert nicht nur die Erstellung des Newsletters, sondern gibt den Mitarbeitern das Gefühl, im Unternehmen mitreden zu können und eine Stimme zu haben.

Dafür ist auch eine Möglichkeit wichtig, auf den Newsletter zu antworten und Rückfragen zu stellen. Es sollte schon vor dem Versand festgelegt werden, ob Antworten weitergeleitet werden und wenn ja, an wen. Natürlich muss auch gewährleistet werden, dass Fragen und Rückmeldungen beantwortet werden.

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