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Gastbeitrag – So greifen CentralStationCRM und Newsletter2Go perfekt ineinander

28. Oktober 2015

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Für viele Unternehmen besteht die Kommunikation zu ihren Kunden aus einer Einbahnstraße. Speziell im Consumer-Bereich werden Kunden meist als einfache Liste geführt, die regelmäßig mit Marketingmaßnahmen wie Newslettern angesprochen wird. Der Kunde kauft daraufhin das Produkt und fertig. Eventuelle Reparatur- oder Gewährleistungsfragen werden vom Kundendienst in einem Ticketsystem erfasst. Für viele Produkte ist diese Art der Ansprache deshalb auch völlig in Ordnung, denn um bei Amazon und Co. einen Mp3-Player zu bestellen, benötige ich kein persönliches Vertrauensverhältnis zu der Person, die meine Bestellung abwickelt.

Anders sieht es aus, wenn ein Unternehmen hochpreisige Produkte oder gar Dienstleistungen verkaufen möchte. Dann gehen dem Kauf unzählige E-Mails oder Telefonate voraus, unterschiedliche Personen sind involviert, der Abstimmungsbedarf steigt immens. Das ist der Moment, wo ein Customer-Relationship-Management-System (CRM-System) unerlässlich wird.

Wozu ein CRM-System?

Die Idee hinter einem CRM-System ist es, Beziehungen zu Kunden sauber und zentral an einer Stelle zu dokumentieren. Ähnlich wie bei einem Adressbuch findet der Nutzer zu jedem Kunden Stamm- und Kontaktdaten, aber auch alle Notizen, E-Mails oder Dateien wie Rechnungen und Angebote. Diese zentrale Datenbasis verhindert nicht nur, dass Informationen durch verschiedene Datenquellen wie Excel-Listen, E-Mail-Programme oder Ordnerstrukturen verloren gehen, sondern macht sie auch für die Kollegen verfügbar. Jeder sieht sofort, wer wann mit einem Kunden Kontakt hatte, was vereinbart wurde und welche Dokumente zur Verfügung stehen. Ruft ein Kunde an, reicht ein Blick in die Historie, um sich einen Überblick zu verschaffen, selbst wenn man nie involviert war.

Wie arbeiten CRM- und Newsletter-Software zusammen?

Richtig spannend wird es, wenn man seine Newsletter-Software mit dem CRM-System verbindet. Anhand von Schlagworten oder Kriterien wie z.B. der Region lassen sich die Kunden filtern und gezielt ansprechen. Dazu werden die segmentierten Listen über eine Schnittstelle an den Newsletter-Versender übergeben. Dort erfolgen die Gestaltung und der Versand des Newsletters. Antwortet oder reagiert ein Kunde auf den Newsletter, fließen die Daten wieder ins CRM-System und vervollständigen so die Kontakthistorie.

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Angenommen, ich bin Inhaber einer Trainingsagentur und ich plane einen Workshop zum Thema „Vertrieb und Akquise“ in Berlin. Ich filtere daraufhin meine Kontakte nach dem Schlagwort „Vertrieb“ und dem Postleitzahlengebiet 1. Auf die so entstandene Liste greife ich vom Newsletter-Tool aus zu und versende eine erste Info-Mail. Meldet sich ein Interessent daraufhin zurück, wird das im CRM-System hinterlegt und er bekommt ergänzendes Material zugeschickt. Zusätzlich bekommt er im System das Schlagwort „Berlin-Workshop“ und eine erste (und gegebenenfalls zweite) Wiedervorlage, sollte er sich bis zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht verbindlich angemeldet haben.

Das verhindert, dass potentielle Kunden nach dem Gießkannenprinzip mit Mails zugeschüttet werden, die sie gar nicht betreffen. Zudem verlaufen wertvolle Erstkontakte nicht im Sande, sondern werden strukturiert nachverfolgt – ein großer Hebel im eigenen Vertrieb.

Wieso getrennte Systeme?

Man mag sich fragen, warum nutzt man kein Komplettsystem, welches Newsletter und CRM in sich vereint, sondern setzt auf Insellösungen? Zum einen, weil Systeme, die sich auf eine Sache konzentrieren, die in aller Regel besser machen, als Systeme, die versuchen alles auf einmal abzubilden. Ähnlich wie Restaurants, die verschiedene Länderküchen gleichzeitig anbieten, selten qualitativ hochwertiges Essen liefern.

Zum anderen bleiben Nutzer mit einer modularen Lösung flexibel. Das heißt, sollten Sie einmal aus einem der Systeme „herauswachsen“ oder auf Grund besonderer Funktionen auf ein anderes System wechseln wollen, ist das möglich, ohne gleich das gesamte Konstrukt wechseln zu müssen.

Im Online-Marketing ist kaum etwas so effektiv wie eine gut gepflegte E-Mail-Liste. Da bieten moderne Newsletter-Versender die ideale Grundlage. Soll die Kommunikation aber mittelfristig keine Einbahnstraße bleiben, sondern zu einer Kundenbeziehung wachsen, ist ein leicht zu nutzendes CRM-System wie CentralStationCRM die perfekte Ergänzung.

3 Kommentare

  1. Wie ist das eigentlich: Mit dem CRM CentralStation muss ich erst filtern, das dann als »gespeicherten Filter« speichern und in Newsletter2Go importieren. Sagen wir, es sind 100 Personen.

    Was passiert eigentlich, wenn 20 neue Personen im CRM hinzukommen mit diesen Filterkriterien? Werden sie ebenfalls *automatisch* nach Newsletter2Go importiert oder muss man den Import (nun 120 Personen immer *manuell* machen?

    1. Hallo Herr Adam,

      zu Ihrer ersten Frage: Dies ist aktuell leider noch nicht möglich, wir arbeiten aber bereits an einer Lösung. Zur zweiten Frage: Wenn Sie die Gruppenzuordnungen entsprechend eingerichtet haben, sollte der Import automatisch ablaufen. Ich hoffe, damit ist Ihnen weitergeholfen.

      Viele Grüße,
      Friederike Beins

  2. »Meldet sich ein Interessent daraufhin zurück, wird das im CRM-System hinterlegt und er bekommt ergänzendes Material zugeschickt.«

    Geht das auch mit dem CRM CentralStation, also die Tatsache, dass »rückwärts« im CRM Tags gesetzt werden?

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