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Gastbeitrag: CRM-System und Newsletter – die perfekte Kombination für persönliches Marketing

22. Februar 2017

Gastbeitrag_CentralStationCRM

CentralStationCRM zeigt, wie CRM und E-Mail Marketing gemeinsam für bessere Kundenbindung sorgen

Eine Marketing-E-Mail unverändert an alle Kontakte in seinem Adressbuch zu schicken, kann man zwar machen, ist aber nicht besonders zielführend. Target Marketing lautet hier das Zauberwort. Aber wie erreicht man genau die richtigen Personen für seine Kampagne? Und wie gestaltet sich das richtige Follow-Up?

Ein verbreitetes Szenario in E-Mail-Postfächern weltweit: Öffnet man morgens sein E-Mail-Programm, trifft man innerhalb von Sekunden die ersten Entscheidungen. Newsletter und Sales-Mails von unbekannten Absendern landen im Mülleimer oder man klickt vorher noch auf “Unsubscribe”. Selbst Newsletter von Firmen, die einem eigentlich sympathisch sind, öffnet man nicht mehr. Zu oft wurde man enttäuscht durch die immer gleichen Inhalte, die rein gar nichts mit dem eigenen Geschäftsalltag zu tun haben.

Was macht interessante Newsletter aus?

Aber zum Glück gibt es auch seltene Ausnahmen: E-Mails, die immer wieder hervorstechen. Sei es, weil der Betreff schon so spannend klingt oder weil die letzten Mails des Absenders wie maßgeschneidert schienen. Natürlich handelt es sich auch dabei im weitesten Sinne um Werbe-E-Mails, aber die Inhalte sind spannend und passen zu Themen, für die man sich ohnehin interessiert. Genau diese Mails zu schreiben muss das Ziel sein. Doch wie erreicht man das?

Mit dem CRM-System Daten sammeln und filtern

Das Zusammenspiel zwischen Newsletter Marketing und CRM funktioniert folgendermaßen: Zunächst werden die Daten potentieller Interessenten aus den verschiedenen Quellen ins CRM-System übertragen. Einige fließen bereits automatisch über das integrierte Kontaktformular von der Website in die Software, andere werden von Hand eingetragen oder per Datenimport eingelesen.

In dem auf kleine Unternehmen spezialisierten CentralStationCRM lassen sich bereits während des Datenimportes die Personen und Firmen mit Schlagworten (Tags) versehen, mit denen sie anschließend gefiltert und kategorisiert werden können. So lässt sich beispielsweise der Status, die Datenquelle oder die Branche vermerken. Zusammen mit den Standard-Filtermechanismen wie z.B. einer regionalen Einschränkung lässt sich damit sehr gezielt arbeiten. Stellen wir uns vor, Sie betreiben eine PR-Agentur und planen ein Event für einen Automobilanbieter. Mit den vorhandenen Informationen könnte der Betreff Ihres Mailings für die Zielgruppe „Automobilindustrie in Berlin“ nun lauten:

“Exklusive Produktvorstellung des neuen X-Drive in Berlin – jetzt mit 30% Rabatt für Besucher der Mobility Messe”.

Der Betreff zielt damit exakt auf Interessenten der Branche (Automotive) und der genauen Region (Umland Berlin) ab und bietet einen speziellen Anreiz für Kontakte aus einer bestimmten Quelle (Mobility Messe). Kontakte (oder “Leads”) aus anderen Branchen oder Regionen werden außen vor gelassen und damit nicht mit einem Mailing belastet, das für sie nicht relevant ist. Die Öffnungs- und Konvertierungsraten des Mailings werden entsprechend hoch sein.

Datenübertragung vom CRM-System zum Newsletter Tool

Um die gefilterten Adressen von CentralStationCRM an Newsletter2Go übergeben zu können, müssen beide Tools lediglich über eine Schnittstelle verbunden werden. Dank einer bestehenden Integration geht das innerhalb von einer Minute. Würde man mit einer nicht integrierten Software arbeiten, müsste man die Daten zunächst aus dem CRM-Tool als Excel-Datei herunterladen und anschließend bei der Newsletter-Software wieder einspielen.

Wie man erfolgreiche Newsletter erstellt

Die Newsletter-Gestaltung erfolgt dann vollständig in Newsletter2Go. Möchte man hier nicht selbst kreativ werden, kann man sich auf Wunsch auch eigene Custom-Designs im Stile der Corporate Identity erstellen lassen.

Wenn die Mail als solche erst einmal steht, gilt es sich Gedanken über einen wirklich guten Betreff zu machen, denn damit steht und fällt die Öffnungsrate. Im Idealfall enthält dieser ein besonderes Angebot wie einen zeitlich limitierten Rabatt oder etwas, was neugierig auf die Lösung macht. Journalisten sprechen hier von einem „Cliffhanger“, einem Satz, der hilft, die Schwelle zur Öffnung zu überwinden.

Schreibt man an sehr viele Empfänger, kann man den Datensatz auch teilen und A/B-Testmails mit zwei unterschiedlichen Betreffzeilen verschicken. Der Betreff mit der höheren Öffnungsrate wird dann für den Rest der gewählten Empfänger verwendet.

Persönliche Ansprache dank CRM-Datenbank

Niemand möchte in der Masse untergehen. Menschen mögen die persönliche Wertschätzung, weshalb eine persönliche Anrede ist für Newsletter die Mindestvorraussetzung ist. CentralStationCRM macht es dem Nutzer hier leicht, denn auf Basis einer automatischen Erkennung der Vornamen lassen sich leicht personalisierte Ansprachen erstellen. Das System weiß beispielsweise bereits, dass es sich bei Thomas um einen Mann und bei Christina um eine Frau handelt und liefert verschiedene Optionen wie „Sehr geehrter Herr XY“ oder „Liebe Frau YZ“. Auf diese im CRM hinterlegten Anreden kann man in Newsletter2Go direkt zugreifen, ohne sie manuell erstellen zu müssen.

Der richtige Call to Action

Damit ein Mailing nicht wirkungslos bleibt, sollte man seinen Lesern einen Anreiz bieten, etwas zu tun, also aktiv zu werden. Eine einfache Aktion ist zum Beispiel ein Klick auf einen Link, der zu einer Website mit weiteren Informationen führt. Es kann aber auch eine Registrierung für einen Produkttest, der Besuch eines Social Media-Auftrittes oder die Einsendung von Feedback sein.

Durch solche Aktionen verpufft die Wirkung eines Mailings nicht und man bekommt eine direkte Rückmeldung, welche Themen die Kunden interessieren und vor allem auch, wen sie interessieren. Wichtig ist, dass im Mailing klar wird, welche Aktion der Kunde unternehmen soll. Deshalb sollten Buttons und Links klar beschriftet werden – je spezifischer, desto besser. Ein Button mit dem Text „Jetzt kostenlos registrieren“ führt eher zum gewünschten Erfolg als „Hier klicken“.

Auswerten und optimieren für effizienteres Marketing

Einmal versendet, liefert Newsletter2Go ein präzises Feedback über den Erfolg der Newsletter und das Nutzerverhalten. So kann man beispielsweise nach einer E-Mail-Aktion an 1.000 Empfänger genau die 70 Personen anrufen, die aktiv bestimmte Links geklickt haben. Diese scheinen ernsthaft interessiert und rechtfertigen ein telefonisches Nachfassen.

Eine Verbindung des CRM-Systems mit dem Newsletter-Tool macht E-Mail-Kampagnen zu zielgerichtetem „Target Marketing“. Das Beste daran ist, dass es eine Verbesserung für beide Parteien bedeutet, nämlich Versender und Leser. Die E-Mails werden persönlicher, interessanter und weniger beliebig. Für den Versender steigen die Conversion Rates und die Umsätze, während der Aufwand langfristig sinkt. Die Verbindung von CRM und Newslettern bildet damit die ideale Grundlage für effizientes Marketing.

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